Thực tế cho thấy, các bộ phận trong khách sạn sẽ đảm nhận vai trò, nhiệm vụ và chức năng khác nhau. Tuy nhiên tất cả đều hướng đến mục tiêu là đem lại trải nghiệm tốt cho khách lưu trú, tăng lợi nhuận và doanh thu cho khách sạn. Bài viết sau Hotel Mart sẽ chia sẻ thông tin về từng bộ phận trong khách sạn để bạn đọc có thêm kiến thức hữu ích khi làm trong ngành này.
1. Bộ phận lễ tân trong khách sạn
Bộ phận lễ tân được xem là bộ mặt đại diện cho dịch vụ của khách sạn. Bởi họ là những người trực tiếp nói chuyện và tương tác với các đối tượng khách hàng. Hơn nữa, họ còn đóng vai trò như trợ thủ đắc lực trong việc tư vấn, góp ý về tình trạng của khách sạn, nhu cầu thị trường, thị hiếu khách hàng… Nhờ đó, ban giám đốc có thể nắm chắc tình hình khách lưu trú, nguồn khách để đưa ra các kế hoạch kinh doanh mang đến hiệu quả tối ưu cho đơn vị mình.
Xem thêm các sản phẩm:
1.1. Bộ phận lễ tân có chức năng, nhiệm vụ như thế nào?
- Đón tiếp, giải quyết mọi yêu cầu của khách hàng. Sau đó chuyển thông tin của khách đến các bộ phận có liên quan trong khách sạn.
- Hướng dẫn khách lưu trú tiến hành các thủ tục nhận phòng – trả phòng, thu phí sản phẩm và dịch vụ mà khách đã sử dụng trong khách sạn.
- Lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống dữ liệu.
- Báo cáo với quản lý khách sạn về tình hình hoạt động chung.
1.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận lễ tân trong khách sạn
Bộ phận lễ tân nằm trong khách sạn sẽ được chia thành nhiều chức vụ nhỏ hơn. Mỗi bộ phận lại đảm nhận công việc, nhiệm vụ riêng:
Xem thêm sản phẩm: Xe đẩy dọn phòng khách sạn
- Đặt phòng (Reservation): Tiếp nhận thông tin đặt phòng của khách lưu trú. Sau đó kiểm tra và xử lý thông tin trên hệ thống rồi xác nhận lại với khách hàng.
- Tiếp tân (Reception): Chào đón, tiến hành các thủ tục nhận – trả phòng và giải quyết các yêu cầu, phản ánh của khách trong thời gian lưu trú.
- Thu ngân (Cashier): Nhập các dịch vụ, sản phẩm khách đã sử dụng lên hệ thống rồi in hóa đơn, thu tiền của khách.
- Tổng đài (Operator): Tiếp nhận, xử lý các cuộc gọi tới cho khách sạn và yêu cầu của khách hàng; thực hiện cuộc gọi báo thức cho khách lưu trú. Tuy nhiên, vị trí này thường chỉ có trong khách sạn 4 – 5 sao.
- Giao tiếp khách hàng (Customer communication): Hỗ trợ khách hàng, hành lý, dịch vụ văn phòng, dịch vụ du lịch, quan hệ khách hàng.
1.3. Nhiệm vụ của các thành viên trong bộ phận lễ tân
Lễ tân là một trong các bộ phận trong khách sạn đóng vai trò quan trọng. Trong bộ phận lễ tân sẽ bao gồm nhiều vị trí khác nhau với nhiệm vụ riêng biệt. Nhiệm vụ của các thành viên trong bộ phận như sau:
Xem thêm sản phẩm: Xe đẩy phục vụ nhà hàng
- Trưởng bộ phận lễ tân (Front Office Manager – FOM): Quản lý tất cả các hoạt động trong bộ phận lễ tân: Xây dựng quy trình làm việc, phân chia công việc, đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách ở dài hạn; xử lý sự cố và những phàn nàn của khách; tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho bộ phận.
- Quản lý tiền sảnh (Lobby Manager): Họ có trách nhiệm đảm bảo cho tất cả các hoạt động ở khu vực tiền sảnh diễn ra thuận lợi. Phối hợp với giám đốc khách sạn và các bộ phận khác xây dựng chiến lược phục vụ khách hàng, cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho khách lưu trú.
- Quản lý ca trực (Duty Manager): Điều phối cho việc chuyển đổi ca làm việc của bộ phận tiền sảnh được thực hiện hiệu quả; cung cấp dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng; hỗ trợ nhân viên tiền sảnh và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, hòa đồng, thân thiện nhất.
- Nhân viên quan hệ khách hàng (Guest Relation Officer): Phục vụ, chăm sóc cho khách lưu trú; bán các sản phẩm và dịch vụ của khách sạn.
- Trợ lý trưởng bộ phận lễ tân (Assistant Front Office Manager): Xử lý những công việc thuộc thẩm quyền của bộ phận lễ tân khi Trường bộ phận lễ tân vắng mặt.
- Giám sát bộ phận lễ tân (Front Office Supervisor): Sắp xếp, giám sát và điều phối các công việc của nhân viên trong bộ phận lễ tân; Chào đón khách VIP, đoàn khách, đào tạo nhân viên mới và giải quyết phàn nàn của khách lưu trú.
- Nhân viên lễ tân (Receptionist): Chào đón khách, làm thủ tục nhận và trả phòng, trực điện thoại, cung cấp thông tin và giải đáp mọi thắc mắc của khách về sản phẩm, dịch vụ của khách sạn.
- Nhân viên đặt phòng (Reservation): Xử lý các yêu cầu đặt phòng, sắp xếp phòng trống cho khách theo lịch hẹn; Cập nhật thông tin của khách hàng lên hệ thống, xác nhận với khách về việc thực hiện yêu cầu đặt phòng.
- Nhân viên hỗ trợ khách hàng (Concierge): Quản lý và phân phối các loại ấn phẩm báo chí, xử lý thư tín, hỗ trợ khách trong thời gian lưu trú.
- Nhân viên hành lý (Bellman): Xách hành lý và dẫn khách lên phòng; hướng dẫn khách sử dụng các đồ dùng, thiết bị trong phòng và những địa chỉ cần liên hệ bên trong khách sạn.
- Nhân viên đứng cửa (Doorman/ Doorgirl): Mở/đóng cửa cho khách, đón chào khách đến và tạm biệt khi khách rời đi. Hỗ trợ khách đặt xe, tư vấn thông tin về khách sạn hoặc điểm du lịch tại địa phương; đảm bảo vệ sinh và duy trì an ninh trật tự cho cho khu vực cửa ra vào.
- Nhân viên trực tổng đài (Operator): Tiếp nhận và nhanh chóng xử lý các cuộc gọi đến khách sạn, xử lý vấn đề khách hàng yêu cầu, tiếp nhận cuộc gọi báo thức và thực hiện một số công việc khác được giao.
- Nhân viên dịch vụ văn phòng/ Quầy tour (Business center/ Tour Desk): Nhân viên dịch vụ văn phòng sẽ giải đáp thắc mắc cho khách về khách sạn, thông tin du lịch. Còn nhân viên quầy tour có nhiệm vụ bán vé máy bay, tàu hỏa, bán tour du lịch, làm hộ chiếu… cho khách.
- Nhân viên bán hàng lưu niệm (Gift shop): giới thiệu, chào bán các sản phẩm đồ lưu niệm, quà tặng đến khách du lịch trong và ngoài nước.
- Nhân viên lái xe (Driver): Chuyên chở khách theo yêu cầu hoặc chạy theo lịch trình sắp xếp của bộ phận lễ tân trong khách sạn.
2. Bộ phận buồng phòng trong các khách sạn
2.1. Bộ phận buồng phòng trong khách sạn có nhiệm vụ gì?
Khi nói đến các bộ phận trong nhà hàng khách sạn thì không thể bỏ qua bộ phận buồng phòng. Đây là bộ phận chiếm số lượng lớn nhân viên và giữ vai trò quyết định đến chất lượng dịch vụ khách sạn, trải nghiệm khách hàng. Nhiệm vụ của đội ngũ nhân viên buồng phòng bao gồm:
Xem thêm sản phẩm: Xe đẩy dọn đồ nhà hàng
- Chuẩn bị và dọn dẹp vệ sinh buồng phòng thật sạch sẽ.
- Sẵn sàng đón khách bằng việc vệ sinh các phòng hàng ngày, khu vực tiền sảnh và khu vực công cộng trong khách sạn.
- Kiểm tra tình trạng các phòng, trang thiết bị, vật dụng khi tiến hành vệ sinh, nhận/chuyển giao dịch vụ cho khách hàng.
- Thông báo các vấn đề phát sinh cho bộ phận lễ tân, phối hợp với các bộ phận khác phục vụ, chăm sóc khách hàng.
2.2. Sơ đồ tổ chức của bộ phận buồng phòng trong khách sạn
1.3. Nhiệm vụ của các thành viên trong bộ phận buồng phòng
Để duy trì tiêu chuẩn khách sạn đề ra và tiêu chuẩn dịch vụ quốc tế thì từng thành viên trong bộ phận buồng phòng cần được phân chia nhiệm vụ rõ ràng:
- Trưởng bộ phận buồng phòng (Executive Housekeeper): Xử lý toàn bộ các hoạt động của bộ phận buồng phòng như: điều phối hoạt động, xây dựng tiêu chuẩn, tuyển dụng và đào tạo nhân sự, duy trì chất lượng dịch vụ tổng thể.
- Giám sát buồng phòng (Houkeeping Supervisor): Phân công các công việc cho nhân viên, giám sát hoạt động và chất lượng buồng phòng cũng như mức độ sạch sẽ của các khu vực bên trong khách sạn.
- Giám sát tầng (Floor Supervisor): Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên, kiểm tra và giám sát chất lượng phòng, khu vực công cộng ở tầng mình phụ trách.
- Giám sát vệ sinh công cộng (Public Supervisor): Điều phối và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên vệ sinh công cộng; quản lý tài sản ở khu vực công cộng; quản lý trang thiết bị, hóa chất, đào tạo nhân viên.
- Nhân viên điều phối (Order Taker): Thực hiện các công việc văn phòng của bộ phận như: tiếp nhận điện thoại, liên hệ với những bộ phận khác để thực hiện yêu cầu đổi phòng, bảo trì, sửa chữa.
- Nhân viên buồng phòng (Room Attendant): Dọn dẹp các phòng được phân công theo đúng thời gian, tiêu chuẩn của khách sạn. Kiểm tra các đồ dùng, thiết bị có hư hỏng khi khách trả phòng hay không.
- Nhân viên giặt là (Laundry Attendant): Nhận đồ bẩn từ nhân viên buồng phòng hoặc khách lưu trú. Sau đó tiến hành kiểm tra, xác nhận tình trạng đồ bẩn. Phân loại đồ và mang giặt theo đúng tiêu chuẩn vệ sinh.
- Nhân viên đồng phục và đồ vải (Uniform & linen attendant): Nhận, kiểm tra số lượng , phân loại và cấy giữ đồ vải, đồng phục đã giặt ủi vào trong kho.
- Nhân viên làm vườn (Gardener): Trồng, chăm sóc cây cảnh, hoa hỏa, các loại cây rau củ quả. Vệ sinh, bảo quản các công cụ và thiết bị làm vườn.
- Nhân viên vệ sinh công cộng (Public Attendant): Tiến hành vệ sinh dọn dẹp các khu vực được phân công theo lịch mỗi ngày và theo định kỳ.
- Nhân viên trông trẻ (Baby Sitter): Trông nom, chăm sóc, giữ gìn vệ sinh cho các bé nhỏ. Hỗ trợ việc tổ chức sự kiện dành cho bé của khách sạn.
- Nhân viên phòng thay đồ (Locker Attendant): Dẫn khách đến phòng thay trang phục, giới thiệu với khách mới về tiện ích, thiết bị trong phòng thay đồ.
- Nhân viên cây cảnh (Landscape attendant): Chăm sóc, chăm bón, cắt tỉa, bảo vệ cây cảnh. Kết hợp việc phun thuốc và phòng bệnh cho cây.
- Nhân viên cắm hoa (Florist): Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, kiểm tra số lượng và chất lượng. Trang trí theo yêu cầu ở phòng của khách hoặc theo tiêu chuẩn khách sạn, kiểm tra bình hoa đặt ở khu công cộng.
- Nhân viên phục vụ riêng cho khách VIP (Butler): Chuẩn bị phòng trước khi khách đến, phục vụ đồ uống, khăn lạnh. Hỗ trợ khách đặt nhà hàng, gọi xe, đặt vé máy bay hoặc mang đồ ăn lên phòng theo yêu cầu của khách.
3. Bộ phận ẩm thực chuyên phục vụ đồ ăn trong khách sạn
3.1. Bộ phận ẩm thực có nhiệm vụ như thế nào?
Nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn được phân chia rất rõ ràng. Trong đó, bộ phận ẩm thực (F&B) sẽ phục vụ mọi nhu cầu ăn uống của khách thuê phòng. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc tăng doanh thu và nâng tầm thương hiệu. F&B có các dịch vụ chính như: Nhà hàng, dịch vụ đồ uống, dịch vụ phòng, dịch vụ tiệc với nhiều vị trí công việc.
3.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận ẩm thực trong khách sạn
3.3. Nhiệm vụ của các thành viên trong bộ phận bếp khách sạn
- Trưởng bộ phận ẩm thực (F&B Manager): Quản lý toàn bộ các hoạt động liên quan đến ăn uống ở nhà hàng, phòng trà, phòng sự kiện, tiệm cà phê…
- Quản lý nhà hàng (Restaurant Manager): Quản lý nhân viên, tài sản, hàng hóa, bàn; quản lý tiêu chuẩn dịch vụ và đứng ra giải quyết các khiếu nại, sự cố từ phía khách hàng.
- Giám sát nhà hàng (Restaurant Supervisor): Kiểm soát quy trình chuẩn và phục vụ thực khách. Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên trong nhà hàng, giải quyết khiếu nại của khách và đào tạo cho nhân viên mới.
- Tổ trưởng nhà hàng (Restaurant Captain): Quản lý, điều phối các công việc cho một nhóm nhân viên phục vụ của nhà hàng. Phân công, giám sát hoạt động của thành viên trong nhóm. Xử lý yêu cầu, các tình huống phát sinh khi phục vụ, đào tạo và hướng dẫn công việc cho nhân viên mới.
- Quản lý quầy bar (Bar Manager): Lập kế hoạch, chỉ đạo, giám sát các hoạt động của quầy đồ uống, quầy bar; đảm bảo tiêu chuẩn cho từng sản phẩm, dịch vụ và duy trì hiệu quả hoạt động tối đa.
- Nhân viên phục vụ (Waiter/ Waitress): Phục vụ tại nhà hàng hoặc địa điểm ẩm thực lưu động hay cố định. Nhiệm vụ chính của họ là đón khách, tiếp nhận thông tin gọi món, bưng bê đồ ăn, đồ uống theo yêu cầu.
- Nhân viên đón khách (Hostess): Mở cửa đón khách, giới thiệu các món ăn/đồ uống trong thực đơn, kiểm tra thông tin và hướng dẫn khách vào bàn ngồi.
- Nhân viên tiếp thực (Food Runner): Chuẩn bị, vận chuyển đồ ăn/thức uống ra địa điểm chờ để nhân viên phục vụ mang đến bàn ăn cho khách.
- Nhân viên tiệc (Event Staff): Có trách nhiệm công việc giống như đội ngũ nhân viên phục vụ của bộ phận ẩm thực.
- Nhân viên pha chế (Bartender/ Barista): Pha chế đồ uống tại quầy bar, quán cà phê trong khách sạn theo yêu cầu của thực khách.
4. Bộ phận bếp trong khách sạn
4.1. Bộ phận bếp trong khách sạn có nhiệm vụ gì?
Bộ phận bếp trong khách sạn có nhiệm vụ cung cấp những món ăn ngon theo yêu cầu của thực khách. Tại các nhà hàng thì bộ phận bếp được xem là đại sứ thương hiệu của cơ sở kinh doanh. Bởi khách hàng khi đến đây đều nhằm mục đích thưởng thức ẩm thực độc đạo và dịch vụ tuyệt vời.
4.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận bếp trong khách sạn
4.3. Nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ phận bếp khách sạn
Theo sơ đồ các bộ phận trong khách sạn thì thành viên trong bộ phận bếp sẽ đảm nhận nhiệm vụ riêng biệt như sau:
- Bếp trưởng điều hành (Executive Chef): Điều hành và giám sát mọi hoạt động của bộ phận bếp: Đảm bảo chất lượng, an toàn vệ sinh cho thực phẩm, món ăn. Quản lý hàng hóa, công cụ, tài sản trong khu bếp. Tham gia vào công tác tuyển chọn, đào tạo nhân viên phòng bếp.
- Thư ký bếp (Kitchen Secretary): Lên lịch trực cho nhân viên trong bộ phận, chấm công; kiểm soát hàng hóa, tài sản và các công cụ trong bếp. Thực hiện công việc hành chính do bếp trưởng giao phó.
- Bếp phó điều hành (Executive Sous Chef): Thay mặt bếp trưởng giải quyết các công việc, phối hợp điều hành hoạt động của bộ phận bếp. Kết hợp với bếp trường, đầu bếp chính lên thực đơn cho nhà hàng. Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo nhân sự bếp, phối hợp với công việc của bộ phận khác.
- Đầu bếp chính (Chef de Cuisine): Là những người đảm nhận trách nhiệm chế biến món ăn, sáng tạo thực đơn, giám sát quá trình nấu nướng theo thực đơn. Đồng thời quản lý các đầu bếp ở nhiều bếp khác nhau.
- Bếp trưởng bếp bánh (Pastry Chef): Quản lý hoạt động của bếp bánh, tham gia đào tạo nhân sự, lên thực đơn, sáng tạo nên những món bánh mới, kiểm soát và nhanh chóng xử lý những sự cố phát sinh.
- Đầu bếp bộ phận (Head Chef): Phụ trách một số món ăn chuyên nghiệp như: đầu bếp chuyên món rau, đầu bếp chuyên về sushi, đầu bếp chuyên món nướng, đầu bếp chuyên về các loại nước sốt…
- Tổ trưởng tổ bếp (Chef de Partie): Quản lý, phân công việc trong tổ như chế biến, trình bày món ăn; đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, an toàn lao động. Tổ trưởng sẽ tham gia trực trực tiếp vào quá trình nấu nướng để tạo nên nhiều món ngon, đào tạo nhân viên và phụ bếp.
- Tổ phó tổ bếp (Demi chef): Hỗ trợ tổ trưởng bếp thực hiện các công việc hàng ngày trong bếp. Phân công, sắp xếp lịch cho nhân viên bếp, đội ngũ phụ bếp, rửa bát và tham gia đào tạo nhân viên mới khi có yêu cầu.
- Nhân viên bếp (Kitchen Staff): Chuẩn bị, sơ chế nguyên liệu để nấu món ăn cho thực khách. Kiểm tra hàng hóa, các loại thực phẩm nhập vào bếp. Kiểm tra thực phẩm còn tồn đọng để có hướng xử lý sao cho phù hợp, tiết kiệm.
- Phụ bếp (Commis chef): Hỗ trợ bếp chính, đầu bếp chuẩn bị cho việc chế biến món ăn; chuẩn bị các nguyên liệu, gia vị, bát đĩa, sơ chế và hỗ trợ quá trình nấu nướng; giữ gìn vệ sinh, bảo quản các máy móc, thiết bị trong bếp.
- Trưởng bộ phận tạp vụ bếp (Chief Steward): Quản lý việc nhận, lưu trữ các mặt hàng nhập vào bếp; đảm bảo vệ sinh sạch sẽ cho khu vực phòng bếp, vệ sinh cá nhân đội tạp vụ; tham gia đào tạo tạp vụ mới.
- Nhân viên tạp vụ (Stewarding): Rửa bát đĩa, dụng cụ nấu nướng, thiết bị phòng bếp; dọn dẹp vệ sinh khu vực chuẩn bị đồ ăn, nhà bếp…
5. Bộ phận hành chính – nhân sự trong khách sạn
5.1. Bộ phận hành chính nhân sự khách sạn làm nhiệm vụ gì?
Khi nói đến chức năng của các bộ phận trong khách sạn thì bộ phận hành chính – nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng thiết yếu. Nhiệm vụ của bộ phận này là tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới; đánh giá, tổ chức lao động và tính toán tiền lương. Họ sẽ giúp khách sạn hoạt động một cách ổn định, đảm bảo doanh thu cao trong từng giai đoạn cùng lợi nhuận tốt.
5.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận hành chính nhân sự trong khách sạn
5.3. Nhiệm vụ của thành viên trong bộ phận hành chính nhân sự
- Trưởng phòng nhân sự (Human Resource Manager): Quản lý, giám sát, tổ chức các hoạt động của phòng nhân sự. Xây dựng chính sách, quy định về nhân sự. Lên kế hoạch về nguồn lực, ngân sách, tuyển dụng và đào tạo nhân viên theo nhu cầu thực tế của khách sạn.
- Nhân viên nhân sự (Human Resource Executive): Tuyển dụng nhân sự, triển khai quá trình đào tạo nhân viên cho khách sạn; Tính lương, thưởng, thực hiện chế độ bảo hiểm và quản lý hồ sơ cho nhân viên khách sạn.
6. Bộ phận kế tài chính kế toán trong hệ thống khách sạn
6.1. Bộ phận kế tài chính kế toán có nhiệm vụ như thế nào?
Bộ phận kế toán – tài chính có nhiệm vụ kiểm soát biến động tài chính của khách sạn. Hỗ trợ ban giám đốc đưa ra chiến lược kinh doanh sao cho tối ưu chi phí, quản lý rủi ro hiệu quả, thực hiện nghĩa vụ đối với cơ quan nhà nước.
6.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận kế tài chính kế toán của khách sạn
6.3. Nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ phận kế toán – tài chính
- Kế toán trưởng (Chief Accountant): Quản lý, giám sát tài chính khách sạn; Phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ nhân viên; Lập báo cáo tài chính gửi đến giám đốc khách sạn và cơ quan nhà nước.
- Kế toán tổng hợp (General Accountant): Hỗ trợ xây dựng kế hoạch phát triển phòng kế toán, kiểm tra hoạt động thu chi trước khi trình lên kế toán trưởng, hỗ trợ quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
- Kế toán thanh toán (Account Payable): Quản lý quỹ tiền mặt được giao, kiểm tra giám sát các hồ sơ thanh toán, đối chiếu tình hình công nợ. Thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp, khách hàng và đối tác.
- Kế toán công nợ (Receivable Accountant): Theo dõi, quản lý các khoản nợ gần đến hạn, quá hạn, nợ cũ. Tiến hành việc thu hồi nợ, đề xuất giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả. Quản lý khách hàng, nhập số liệu vào hệ thống phần mềm kế toán, báo cáo cho kế toán trưởng.
- Kế toán giá thành (Cost Controller): Nghiên cứu, phân tích và kiểm soát các chi phí trong khách sạn. Báo cáo những sai lệch có liên quan đến giá vốn, quản lý hàng tồn kho, quản lý hoạt động kiểm kê kho mỗi tháng, giám sát quá trình nhận hàng và lưu kho.
- Nhân viên kế toán đêm (Night Auditor): Thực hiện nhiệm vụ rà soát lại giao dịch, doanh thu, tỷ lệ khách đặt phòng, các số liệu thống kê của khách sạn trong ngày. Khi cân đối xong mọi giao dịch, kế toán đêm sẽ đóng ngày, đồng thời chuyển hệ thống PMS ngày mới.
- Thủ quỹ (General Cashier): Nghiệm thu, kiểm tra, đếm và cất giữ tiền. Lập phiếu thu chi tiền mặt, nộp quỹ và đào tạo thu ngân mới.
- Nhân viên mua hàng (Purchasing Staff): Khảo sát giá cả thị trường để tìm kiếm nhà cung cấp thực phẩm, hàng hóa uy tín phục vụ cho các hoạt động của khách sạn. Sau đó thực hiện các thủ tục mua hàng.
- Thủ kho (Storekeeper): Quản lý hàng hóa trong kho ở tất cả các công đoạn. Từ khi chuyển hàng vào kho, xuất hàng ra khỏi kho cho đến việc thống kê số liệu của những loại hàng tồn kho.
- Nhân viên thu ngân (Cashier): Làm thủ tục thanh toán cho những khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm của khách sạn.
7. Bộ phận kinh doanh tiếp thị trong cơ cấu khách sạn
7.1. Chức năng, vai trò của bộ phận kinh doanh tiếp thị
Bộ phận kinh doanh tiếp thị (Sales & Marketing) đóng vai trò quyết định trong việc thành – bại của doanh nghiệp khách sạn. Bên cạnh chức năng tiếp thị, đưa ra chiến lược bán hàng hợp lý, bộ phận này còn hỗ trợ thu hồi nợ và liên kết kinh doanh, tham mưu kế hoạch kinh doanh cho ban giám đốc.
7.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận kinh doanh tiếp thị
7.3. Nhiệm vụ của thành viên trong bộ phận kinh doanh tiếp thị
- Giám đốc kinh doanh tiếp thị (Director of Sales & Marketing): Nghiên cứu thị trường, xu hướng khách hàng, xu hướng tiêu dùng du lịch để lên kế hoạch kinh doanh cho từng giai đoạn thích hợp. Lập chiến lược quảng bá hình ảnh thương hiệu, quản lý và thúc đẩy doanh số bán hàng.
- Thư ký phòng kinh doanh (Sales Admin): Soạn thảo, quản lý các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh. Thu thập đánh giá của khách hàng qua các phương tiện truyền thông và làm báo cáo gửi lên phòng Sales. Theo dõi chương trình khuyến mãi, ưu đãi, tặng quà…
- Nhân viên phụ trách khách hàng đại lý du lịch (Sales TA – Travel agent): Khai thác và chăm sóc các công ty du lịch, hãng lữ hành có tiềm năng.
- Nhân viên phụ trách khách hàng doanh nghiệp (Sales Corp): Khai thác và chăm sóc các công ty, doanh nghiệp thương mại có tiềm năng.
- Nhân viên phụ trách khách hàng trên mạng (Sales Online): Quản lý việc bán phòng, dịch vụ khách sạn qua các kênh như: đại lý du lịch trực tuyến, website của khách sạn, quảng cáo trực tuyến, mạng xã hội.
- Nhân viên phụ trách khách hàng tiệc, sự kiện (Sales FB/ Event/ Banque): Lập kế hoạch tìm kiếm, khai thác, chăm sóc những khách hàng có tiềm năng sử dụng dịch vụ nhà hàng, tiệc, hội nghị.
- Nhân viên Marketing (Marketing staff): Tham gia xây dựng kế hoạch marketing cho khách sạn, chiến lược quảng bá thương hiệu, quảng cáo dịch vụ qua các kênh, quản trị website và xây dựng dữ liệu của khách hàng.
8. Bộ phận kỹ thuật bảo trì thiết bị trong khách sạn
8.1. Chức năng của bộ phận kỹ thuật bảo trì khách sạn
Bộ phận kỹ thuật bảo trì (Engineering & maintenaning) trong khách sạn có nhiệm vụ đảm bảo cho hệ thống điện, nước, thiết bị máy móc luôn hoạt động ổn định, an toàn với người sử dụng. Trong đó, giám đốc bộ phận kỹ thuật (Chief Engineering) là người đóng vai trò quan trọng nhất. Người làm ở vị trí này sẽ chịu trách nhiệm cho mọi vấn đề liên quan tới kỹ thuật, bảo trì thiết bị điện nước, âm thanh, ánh sáng, đồ mộc…
Bên cạnh đó, Chief Engineering còn lập kế hoạch mua sắm, bảo trì bảo dưỡng thiết bị để phòng tránh rủi ro. Sắp xếp lịch làm việc, tham gia đào tạo và đánh giá nhân viên; làm báo cáo gửi ban giám đốc đúng quy định.
8.2. Các vị trí thành viên trong bộ phận kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật trong khách sạn còn có đội ngũ nhân viên gồm:
- Nhân viên chuyên về hệ thống điện.
- Nhân viên chuyên về kỹ thuật nước.
- Nhân viên chuyên kỹ thuật điện lạnh.
- Nhân viên nồi hơi (Boiler).
- Thợ mộc (Carpenter).
- Thợ sơn (Painter).
9. Bộ phận phục vụ vui chơi giải trí của khách sạn
9.1. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận phục vụ vui chơi giải trí
Bộ phận vui chơi và giải trí khách sạn có nhiệm vụ triển khai, đáp ứng tốt nhu cầu trải nghiệm của khách hàng trong thời gian lưu trú. Đồng thời, khi có sự cố xảy ra trong bất kỳ hoạt động giải trí nào, nhân viên khách sạn cũng sẵn sàng đến ứng cứu, giải quyết để không gây thiệt hại.
9.2. Các thành viên trong bộ phận vui chơi giải trí
Trong bộ phận này sẽ có: Giám đốc bộ phận giải trí (Director of Entertainment), Giám đốc bộ phận thể thao (Director of Sport), Nhân viên cứu hộ (Rescue worker/ rescuer). Ngoài ra còn có quản lý, nhân viên phục vụ cho các điểm giải trí sau:
- Vũ trường, karaoke trong khách sạn (Night club, karaoke)
- Spa làm đẹp, vật lý trị liệu (Massage & Sauna/ Foot Massage)
- Cửa hàng làm tóc, thẩm mỹ viện (Beauty salon/ Barber shop)
- Sòng bài cá cược (Casino)
- Khu biểu diễn nghệ thuật (Performance)
- Khu bể bơi (Swimming pool)
- Thể thao dưới nước, lướt ván, cano, thuyền buồm (Water sports)
- Trò chơi Racket (tennis, badminton)
- Sân đánh golf (Golf/ Golf Driving Range)
- Phòng tập thể hình (Gym/ Fitness), phòng thể dục nhịp điệu (Aerobic).
10. Bộ phận quầy lưu niệm trong khách sạn
Bộ phận quầy lưu niệm góp phần vào việc tăng doanh thu cho khách sạn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong mua sắm thông qua việc cung cấp các món đồ lưu niệm, đồ dùng cần thiết. Nhân viên trong bộ phận có trách nhiệm tìm kiếm những sản phẩm độc đáo, có chất lượng và mẫu mã tốt để giới thiệu đến du khách trong nước, ngoài nước. Đồng thời, họ cũng không ngừng tìm kiếm các sản phẩm lưu niệm đặc biệt để tạo điểm nhấn cho khách sạn.
11. Bộ phận kinh doanh tổng hợp trong khách sạn
Bộ phận kinh doanh tổng hợp có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho những bộ phận khác; mở rộng thị trường và thu hút các đối tượng khách hàng tiềm năng cho khách sạn. Nhiệm vụ của bộ phận này gồm có:
- Lên kế hoạch tìm kiếm và tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng.
- Thực hiện chiến dịch tiếp thị sản phẩm, dịch vụ có trong khách sạn.
- Nghiên cứu tình hình thị trường và chiến lược của đối thủ cạnh tranh.
- Thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh của khách sạn.
- Khảo sát thị hiếu khách hàng để góp ý với cấp trên về việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ sao cho đạt hiệu quả tối ưu.
12. Bộ phận an ninh trật tự trong khách sạn
12.1. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận an ninh
Bộ phận an ninh có vai trò đảm bảo sự an toàn cho khách lưu trú, nhân viên và toàn bộ tài sản của khách sạn. Đội ngũ này sẽ làm việc cả ngày lẫn đêm theo ca trực nhằm mang đến không gian nghỉ dưỡng an toàn nhất cho du khách và ngăn chặn các sự cố không mong muốn phát sinh.
12.2. Sơ đồ tổ chức bộ phận an ninh trong khách sạn
12.3. Nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ phận an ninh
Từng thành viên của bộ phận sẽ đảm nhận nhiệm vụ chính theo quy định của ban giám đốc:
- Trưởng bộ phận an ninh (Chief Security): Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của đội ngũ nhân viên an ninh; Phân công, giám sát các công việc về an ninh trật tự khách sạn; Tham gia tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới.
- Nhân viên an ninh (Security staff): Thực hiện các hoạt động đảm bảo an ninh, an toàn cho mọi người và tài sản bên trong khách sạn. Tiến hành tuần tra giám sát, vận hành các thiết bị an ninh, thiết bị phòng cháy chữa cháy…
Kết Luận
Như vậy qua bài viết trên của Hotel Mart chúng ta có thể hiểu rõ hơn về các bộ phận trong khách sạn. Tất cả bộ phận có sự liên kết chặt chẽ với nhau để cùng thúc đẩy sự phát triển bền vững của khách sạn. Đồng thời, từng bộ phận nhỏ cũng phối hợp với bộ phận lớn nhằm tạo nên những dịch vụ, sản phẩm chất lượng cao làm hài lòng mọi khách lưu trú.
Bài viết liên quan:
- Các loại phòng khách sạn cho thuê phổ biến hiện nay
- Tìm hiểu về mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn
- Tên các bộ phận trong khách sạn bằng tiếng anh
