Tìm hiểu về mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn

Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ chuyển hóa đơn dịch vụ, thanh toán cho kế toán

Để khách sạn được vận hành hiệu quả, các bộ phận trong khách sạn luôn phải hỗ trợ và tương tác với nhau nhằm đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách lưu trú. Vậy bạn có biết mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn được thể hiện như thế nào? Hãy cùng Hotel Mart tìm hiểu vấn đề này trong bài viết dưới đây nhé.

1. Khách sạn gồm có những bộ phận nào?

Các bộ phận trong khách sạn đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo hoạt động được trơn tru, hiệu quả. Trước khi tìm hiểu mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn, Hotel Mart xin giới thiệu các bộ phận không thể thiếu trong một khách sạn:

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn

1.1. Bộ phận đón tiếp – lễ tân

Nhiệm vụ của bộ phận lễ tân trong khách sạn là thực hiện đón tiếp, nhận, giải quyết các yêu cầu của khách hàng và chuyển thông tin của khách hàng đến những bộ phận có liên quan. Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục đăng ký và trả phòng cho khách, thu phí khi khách hàng sử dụng các sản phẩm, dịch vụ khác trong khách sạn. 

Đồng thời, bộ phận lễ tân cũng có trách nhiệm lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống và báo cáo với quản lý về tình hình hoạt động. Ngoài ra họ còn liên kết, hỗ trợ các bộ phận khác trong khách sạn hoàn thành nhiệm vụ.

1.2. Bộ phận buồng phòng

Bộ phận buồng phòng trong khách sạn có nhiệm vụ quan trọng là:

  • Chuẩn bị buồng đảm bảo sạch sẽ, luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách. Vệ sinh buồng phòng hàng ngày và các khu vực tiền sảnh, công cộng. 
  • Kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng và sản phẩm khác trong phòng khi làm vệ sinh. 
  • Nhận và giao những dịch vụ phục vụ khách, báo cho bộ phận lễ tân để nắm được tình hình khách thuê phòng.

1.3. Bộ phận nhà hàng

Bộ phận nhà hàng thực hiện các công việc liên quan đến ăn uống tại khách sạn, gồm có 2 bộ phận nhỏ là bếp và bàn bar. Nhiệm vụ là thực hiện tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống từ chế biến, lưu thông và phục vụ dịch vụ ăn uống tại khách sạn. 

Ngoài ra còn phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn cũng như cung cấp các dịch vụ tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo; tiệc theo yêu cầu của khách hàng và hỗ trợ các bộ phận khác khi cần.

Bộ phận nhà hàng thực hiện công việc liên quan đến ăn uống tại khách sạn
Bộ phận nhà hàng thực hiện công việc liên quan đến ăn uống tại khách sạn

1.4. Bộ phận kế toán – tài chính

Bộ phận kế toán – tài chính đảm nhận nhiệm vụ là lập chứng từ trong hình thành và sử dụng vốn. Lập chứng từ xác định các kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn khách sạn. Lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm và thực hiện quản lý, giám sát thu, chi.

1.5. Bộ phận hành chính nhân sự

Bộ phận hành chính nhân sự thực có trách nhiệm tổ chức, sắp xếp cán bộ, nhân viên và ban hành các thể chế, quy chế làm việc. Thực hiện theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận những ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên. Đồng thời, bộ phận này cũng sẽ tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho khách sạn.

1.6. Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật làm nhiệm vụ thực hiện theo dõi, bảo trì thường xuyên thiết bị trong khách sạn. Sửa chữa các công cụ, thiết bị khi bộ phận khác yêu cầu. Trang trí sân khấu, chuẩn bị âm thanh cho hội trường khi khách sạn tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện quan trọng hay khi có yêu cầu. 

Bộ phận kỹ thuật thực hiện theo dõi, bảo trì thiết bị trong khách sạn
Bộ phận kỹ thuật thực hiện theo dõi, bảo trì thiết bị trong khách sạn

1.7. Bộ phận an ninh – bảo vệ

Bộ phận an ninh – bảo vệ trong khách sạn sẽ làm nhiệm vụ tuần tra, canh gác theo ca và sẵn sàng khi gặp sự cố. Thực hiện trông giữ xe cho khách, nhân viên các bộ phận khác trong khách sạn và hỗ trợ bộ phận lễ tân hướng dẫn, chuyển hành lý của khách ra/vào khách sạn.

1.8. Bộ phận kinh doanh tổng hợp

Bộ phận kinh doanh tổng hợp đảm nhận nhiệm vụ là lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng và thực hiện các hoạt động: tiếp thị sản phẩm; nghiên cứu thị trường; thống kê, phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Thực hiện khảo sát khách hàng về việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả.

Bộ phận kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng
Bộ phận kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng

1.9. Bộ phận bán hàng lưu niệm

Bộ phận bán hàng lưu niệm có nhiệm vụ là tìm kiếm các sản phẩm đẹp, độc đáo, có chất lượng để giới thiệu đến khách hàng của khách sạn. Tìm kiếm các sản phẩm có tính riêng biệt làm điểm nhấn cho khách sạn.

1.10. Bộ phận vui chơi giải trí

Bộ phận vui chơi giải trí có trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu và thiết kế những chương trình phù hợp cũng như là tổ chức các buổi tiệc, liên hoan, các trò chơi khi có yêu cầu. Đồng thời, họ cũng hỗ trợ và hướng dẫn khách lưu trú tham gia các loại hình giải trí trong khách sạn một cách an toàn, thuận lợi.

Bộ phận vui chơi giải trí thiết kế những chương trình phù hợp với du khách
Bộ phận vui chơi giải trí thiết kế những chương trình phù hợp với du khách

Xem thêm: Tên các bộ phận trong khách sạn bằng tiếng anh chuẩn nhất

2. Tìm hiểu cụ thể về mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn

Một khách sạn muốn tạo dựng được tiếng vang, để lại ấn tượng sâu sắc cho khách hàng cần sự phối hợp ăn ý từ nhiều bộ phận. Vì sản phẩm dịch vụ cuối cùng luôn được tạo ra nhờ có một quá trình chặt chẽ và hiệu quả. Nếu bạn đang có ý định theo đuổi ngành khách sạn, tìm hiểu về mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn để dễ dàng hoàn thành công việc thì không thể bỏ qua những mối quan hệ sau:

2.1. Mối quan hệ giữa 2 bộ phận lễ tân và buồng phòng

Lễ tân và buồng phòng chính là hai bộ phận thuộc khối lưu trú trong khách sạn. Để hoạt động kinh doanh lưu trú khách sạn đạt hiệu quả cao, hai bộ phận này cần phải phối hợp chặt chẽ để chuẩn bị buồng cho khách hàng và xử lý các yêu cầu, phàn nàn về buồng phòng từ khách.

  • Hàng ngày, nhân viên bộ phận lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận buồng về tình hình phòng khách chuẩn bị đến và phòng khách chuẩn bị đi để họ chủ động trong việc phân chia thứ tự ưu tiên làm phòng.
  • Khi tiếp nhận bất kỳ yêu cầu, phàn nàn nào đến bộ phận buồng phòng, bộ phận lễ tân sẽ liên hệ lại với bộ phận này để xử lý.
  • Bộ phận buồng sẽ thông báo cho bộ phận lễ tân biết về tình trạng phòng và khách để họ kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và phân buồng hợp lý cho khách.
  • Khi khách làm thủ tục check-out, nhân viên bộ phận buồng chịu trách nhiệm kiểm tra minibar, tình trạng phòng và báo lại cho bộ phận lễ tân; thực hiện chuyển giao các hóa đơn/ biên nhận dịch vụ giặt là cho bộ phận lễ tân để tính tổng chi phí thanh toán cho khách.
Lễ tân và buồng chính là hai bộ phận thuộc khối lưu trú trong khách sạn
Lễ tân và buồng chính là hai bộ phận thuộc khối lưu trú trong khách sạn

2.2. Quan hệ giữa bộ phận lễ tân và bộ phận kỹ thuật – bảo dưỡng

Khi nhận thông tin hư hỏng về các trang thiết bị trong phòng khách, nhân viên bộ phận lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng để thực hiện việc sửa chữa kịp thời. Sau khi kiểm tra thực tế, bộ phận kỹ thuật – bảo dưỡng sẽ thông báo lại cho nhân viên bộ phận lễ tân biết về mức độ hư hỏng, thời gian khắc phục để họ thông tin lại cho khách biết hoặc cần thiết phải chuyển phòng cho khách.

2.3. Mối quan hệ giữa 2 bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp

Khi khách hàng đặt món ăn với bộ phận nhà hàng, bộ phận này ngay lập tức phải chuyển yêu cầu tới bộ phận bếp để chuẩn bị món ăn cho khách. Sau khi nấu, trình bày món ăn xong, bộ phận bếp sẽ có trách nhiệm báo cho bộ phận nhà hàng để chuyển món ăn tới cho khách. Trong quá trình phục vụ nếu khách có yêu cầu giải thích món ăn, bộ phận bếp sẽ phải hỗ trợ nhà hàng giải thích cho khách.

Bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp có mối liên kết chặt chẽ với nhau
Bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp có mối liên kết chặt chẽ với nhau

2.4. Mối quan hệ giữa 2 bộ phận nhà hàng và bộ phận kinh doanh

Bộ phận kinh doanh khi nhận đơn đặt lịch ăn của khách hàng cần thông báo cho bộ phận nhà hàng để họ chuẩn bị nguyên liệu, bố trí người và báo bộ phận bếp thực hiện nấu nướng. Nếu khách hàng có yêu cầu đặt ăn uống tại khách sạn, bộ phận kinh doanh cũng sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và gửi yêu cầu cho bộ phận nhà hàng để thực hiện.

Hàng ngày, bộ phận nhà hàng sẽ chuyển hóa đơn, chứng từ và những khoản tiền thu được từ khách hàng về cho bộ phận kế toán và chuyển giấy tờ liên quan cho nhân viên bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ gửi thư cảm ơn và chăm sóc khách hàng sau đó.

2.5. Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và kế toán trong khách sạn

Sau khi khách hàng làm thủ tục check-out khách sạn, nhân viên bộ phận lễ tân sẽ thực hiện chuyển toàn bộ hóa đơn dịch vụ, thanh toán cho bộ phận kế toán tiến hành hạch toán doanh thu và quản lý công nợ cũng như làm các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của khách sạn.

Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ chuyển hóa đơn dịch vụ, thanh toán cho kế toán
Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ chuyển hóa đơn dịch vụ, thanh toán cho kế toán

2.6. Mối quan hệ giữa 2 bộ phận lễ tân và bộ phận an ninh

Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận an ninh nhằm đảm bảo công tác an ninh và an toàn trong khách sạn. Là bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, nhân viên bộ phận lễ tân sẽ hỗ trợ nhân viên bộ phận an ninh quan sát dòng khách ra/vào khách sạn. 

Trong trường hợp khách hàng bị mất đồ trong khách sạn, phát hiện khách hàng có hành vi vi phạm pháp luật hay các vấn đề liên quan đến tính mạng của khách, nhân viên lễ tân sẽ nhanh chóng báo lại để bộ phận an ninh xử lý theo đúng yêu cầu nghiệp vụ của đơn vị lưu trú.

2.7. Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và bộ phận F&B

Khi khách hàng cần đặt bàn ăn tại nhà hàng của khách sạn hay sử dụng dịch vụ Room service, bộ phận lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu và thông báo cho bộ phận F&B để thực hiện. Ở chiều ngược lại, bộ phận F&B sẽ chuyển giao toàn bộ hóa đơn, chứng từ, hoặc những khoản tiền thu được từ khách cho bộ phận lễ tân để cập nhật hồ sơ thanh toán cho khách.

Bộ phận lễ tân và bộ phận F&B có mối quan hệ khăng khít
Bộ phận lễ tân và bộ phận F&B có mối quan hệ khăng khít

2.8. Quan hệ giữa bộ phận lễ tân và bộ phận Sales & Marketing

Bộ phận lễ tân phối hợp với bộ phận Sales & Marketing để thường xuyên cập nhật thông tin, giới thiệu/ quảng cáo/bán các sản phẩm dịch vụ hoặc triển khai thực hiện những chương trình ưu đãi của khách sạn trong suốt quá trình khách hàng đặt phòng và lưu trú tại khách sạn.

2.9. Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và bộ phận nhân sự

Nhân sự chính là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo của khách sạn. Trong hoạt động đào tạo, nhiều khi nhân viên bộ phận lễ tân sẽ tham gia vào các khóa cross-training, khóa đào tạo – bồi dưỡng để nâng cao trình độ nghiệp vụ… do bộ phận nhân sự tổ chức.

 Nhân viên lễ tân tham gia vào hoạt động đào tạo của bộ phận nhân sự
Nhân viên lễ tân tham gia vào hoạt động đào tạo của bộ phận nhân sự

2.10. Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và bộ phận dịch vụ bổ sung

Các bộ phận dịch vụ bổ sung có trong khách sạn thường gồm: khu Spa, phòng tập Gym, phòng Karaoke, sân golf – tennis… Nhân viên của bộ phận lễ tân cần phải nắm rõ những thông tin cơ bản về các dịch vụ bổ sung và dịch vụ mới để giới thiệu đến khách.

Bộ phận lễ tân thực hiện chuyển các yêu cầu dịch vụ từ khách hàng đến các bộ phận liên quan chuẩn bị phục vụ. Sau đó, bộ phận dịch vụ bổ sung sẽ chuyển giao các hóa đơn, chứng từ phát sinh khi sử dụng dịch vụ của khách để lễ tân cập nhật vào hồ sơ thanh toán.

Kết luận

​Trên đây là thông tin mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn chủ yếu mà Hotel Mart tổng hợp và chia sẻ đến bạn đọc. Mỗi bộ phận sẽ đảm nhận nhiệm vụ, chức năng riêng. Tuy nhiên trong công việc họ lại liên kết, hỗ trợ lẫn nhau để hướng đến mục tiêu chung là phát triển khách sạn, nâng cao doanh thu và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Trả lời